Quy trình đào tạo xây dựng mô tả công việc

Quy trình xây dựng mô tả công việc đối với cơ cấu tổ chức của công ty có vốn đầu tư nước ngoài cần đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật lao động Việt Nam cũng như thông lệ quốc tế. Dưới đây là các bước cụ thể:

1. Xác định cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban

• Xây dựng sơ đồ tổ chức, xác định các phòng ban và chức năng chính.
• Xác định mối quan hệ giữa các phòng ban và bộ phận trong công ty.

2. Xác định danh sách vị trí công việc

• Liệt kê tất cả các vị trí trong công ty theo từng phòng ban.
• Phân loại vị trí theo cấp bậc: lãnh đạo, quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên, hỗ trợ, v.v.

3. Thu thập thông tin về công việc

• Phỏng vấn trực tiếp người phụ trách hoặc nhân viên đảm nhiệm vị trí đó.
• Xem xét tài liệu nội bộ như hợp đồng lao động, quy trình làm việc, KPI đánh giá.
• Đối chiếu với tiêu chuẩn ngành, đặc biệt đối với công ty có yếu tố nước ngoài cần tham khảo hệ thống tiêu chuẩn quốc tế.

4. Xây dựng bản mô tả công việc (JD - Job Description)

Mỗi bản mô tả công việc cần có các nội dung sau:

• Thông tin chung: Tên vị trí, bộ phận làm việc, cấp trên trực tiếp, cấp dưới (nếu có).
• Mục tiêu công việc: Vai trò của vị trí trong công ty.
• Nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê các công việc chính và nhiệm vụ phụ.
• Yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm: Trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn.
• Tiêu chí đánh giá hiệu suất: KPI, tiêu chuẩn đo lường hiệu quả làm việc.
• Quyền hạn và trách nhiệm: Quyền ra quyết định, phạm vi công việc.

5. Kiểm tra và điều chỉnh

• Soát xét lại mô tả công việc với sự tham gia của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
• Điều chỉnh nội dung phù hợp với thực tế và chiến lược phát triển của công ty.

6. Phê duyệt và ban hành

• Gửi cho Ban Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị để phê duyệt.
• Ban hành chính thức và cập nhật hệ thống tài liệu nhân sự.

7. Định kỳ rà soát và cập nhật

• Xem xét và cập nhật mô tả công việc ít nhất 1 lần/năm hoặc khi có thay đổi trong cơ cấu tổ chức.

Việc xây dựng mô tả công việc bài bản sẽ giúp công ty có vốn đầu tư nước ngoài tối ưu hóa quản lý nhân sự, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật Việt Nam.

PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO – HUẤN LUYỆN XÂY DỰNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

(Áp dụng tại Viện Đào Tạo Pháp Chế & Quản Trị)

Viện Đào Tạo Pháp Chế & Quản Trị áp dụng các phương pháp đào tạo thực chiến, kết hợp lý thuyết nền tảng và thực hành chuyên sâu để giúp học viên không chỉ hiểu mà còn có thể xây dựng và áp dụng bản mô tả công việc (JD) một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

1. Phương pháp đào tạo cốt lõi

a. Đào tạo dựa trên tình huống thực tế (Case Study & Real-World Application)

• Học viên được cung cấp các tình huống thực tế từ doanh nghiệp để phân tích.
• Thực hành xây dựng mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể.
• Đánh giá, điều chỉnh và tối ưu JD theo thực tiễn doanh nghiệp.

b. Học tập theo phương pháp “Cầm tay chỉ việc” (Coaching & Mentoring)

• Giảng viên hướng dẫn trực tiếp theo từng bước xây dựng JD.
• Chỉnh sửa, góp ý và hoàn thiện từng bản JD dựa trên nhu cầu doanh nghiệp của học viên.
• Tạo điều kiện để học viên tự xây dựng JD cho doanh nghiệp của mình và nhận phản hồi trực tiếp.

c. Mô phỏng và thực hành (Simulation & Hands-on Training)

• Học viên đóng vai trò chuyên gia nhân sự, trực tiếp phỏng vấn nhân viên/ quản lý để thu thập thông tin.
• Xây dựng JD dựa trên dữ liệu thực tế, sau đó trình bày và bảo vệ trước hội đồng đánh giá.

d. Ứng dụng công nghệ trong đào tạo (E-learning & Digital Tools)

• Sử dụng phần mềm HRM và AI hỗ trợ xây dựng mô tả công việc.
• Hướng dẫn cách tối ưu JD để tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự.

e. Đào tạo theo phương pháp phản hồi liên tục (Continuous Feedback & Improvement)

• Học viên gửi JD đã xây dựng, giảng viên và chuyên gia đánh giá, phản biện và hướng dẫn cải tiến.
• Áp dụng ngay JD vào thực tiễn doanh nghiệp và tiếp tục điều chỉnh theo phản hồi từ cấp trên, nhân sự.

2. Chương trình đào tạo chi tiết

Buổi 1: Tổng quan về mô tả công việc & vai trò trong quản trị nhân sự

• Ý nghĩa và lợi ích của bản mô tả công việc.
• Sự khác biệt giữa JD và các tài liệu nhân sự khác (KPI, SOP, lộ trình nghề nghiệp).

Buổi 2: Quy trình xây dựng JD bài bản

• Phương pháp thu thập thông tin từ doanh nghiệp, quản lý, nhân sự.
• Hệ thống hóa thông tin & phân loại vị trí công việc.

Buổi 3: Kỹ thuật viết JD chuyên nghiệp

• Xây dựng tiêu đề, mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn, KPI.
• Cách viết JD rõ ràng, dễ hiểu, tránh nhầm lẫn.

Buổi 4: Ứng dụng thực tế & phản biện JD

• Học viên trình bày JD đã xây dựng.
• Giảng viên & chuyên gia phản biện, hướng dẫn tối ưu.

Buổi 5: Ứng dụng công nghệ & số hóa JD

• Tích hợp JD vào hệ thống HRM, AI, tuyển dụng.
• Quản lý & cập nhật JD theo thời gian.

3. Đối tượng phù hợp

✅ Cán bộ nhân sự, pháp chế, quản lý doanh nghiệp.
✅ Chủ doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hệ thống nhân sự.
✅ Chuyên viên tuyển dụng, đào tạo, phát triển tổ chức.

Viện Đào Tạo Pháp Chế & Quản Trị cam kết giúp học viên không chỉ học mà còn ứng dụng thành thạo JD trong doanh nghiệp.